E - mail: sappiamo come scriverla?

L'e - mail è indubbiamente una delle forme di comunicazione (insieme agli sms) più veloce e utilizzata anche in ambito lavorativo. Ma siamo sicuri di sapere quali sono i contenuti essenziali da inserire nel testo per renderci comprensibili al nostro interlocutore?

Ci sarà capitato qualche volta di inviare un'è -  mail a un cliente ed essere successivamente ricontattati per chiarimenti, come, che quanto scritto, fosse criptico o di difficile comprensione. Eppure avevamo riletto quel testo e al nostro occhio pareva sicuramente chiaro e completo.

In alcuni casi è solo una questione di forma, in altri si tratta di una difficoltà nel saper collegare in maniera efficace i concetti che dovranno essere poi capiti da chi ci legge. 

Di seguito proveremo a inserire delle indicazioni che potranno rendere i nostri testi maggiormente comprensibili: alcuni punti potranno sembrare ovvi, ma per svariati motivi (fretta, eccesso di "confidenza" con l'interlocutore, ecc.), spesso, vengono omessi nelle comunicazioni.

I contenuti essenziali della comunicazione scritta

• Chi - leggendo si dovrà capire immediatamente chi sono il destinatario e il mittente;
• Cosa - qual è l'argomento centrale della mail;
• Dove - in che contesto si sviluppa l'argomento;
• Perchè - per quale motivo ti sto contattando;
• Quando - quando è successa una determinata situazione o che percorso temporale ha avuto;
• Come - quale logica usiamo e che consequenzialità vogliamo dare ai contenuti che stiamo inviando.

Come: quando la forma non è solo importante ma essenziale

• Frasi brevi - inserire troppe congiunzioni rende il testo prolisso e dispersivo;
• Costruzione dello scheletro dell'e - mail - costruisci uno schema mentale e soffermati su quale sarà l'informazione più importante;
• Brutta copia - scrivere di getto e inviare immediatamente un testo (siamo sempre di fretta!!!) è uno dei modi per compiere errori e faticare a trasmettere i contenuti;
• Gli aggettivi - vanno usati con cautela: rendono colorito il testo, ma appesantiscono la lettura;
• Scrivi come parli - cerca di utilizzare le stesse parole che useresti se gli parlassi di persona: essere forbiti non equivale a essere capiti;
• L'uso di termini stranieri - in particolar modo quando si entra in contatto le prime volte col nostro interlocutore, l'utilizzo continuo di termini stranieri potrebbe essere poco gradito e si potrebbe essere visti come saccenti (soprattutto se la stessa parola l'avremmo potuta scrivere semplicemente in italiano);
• Rileggi sempre - il testo andrebbe sempre riletto più volte prima dell'invio, possibilmente ad alta voce. Ciò ci permetterà di dare la giusta inflessione alle parole e di valutare il livello di chiarezza dei contenuti;
• Sigle e acronimi - andrebbero evitati, salvo che non siano di uso comune anche per il nostro interlocutore (es. INPS, INAIL);
• La punteggiatura - in un testo scritto serve per scandire e per riprodurre le intonazioni espressive tipiche del parlato. Il suo uso improprio può spostare drasticamente il senso logico della frase (!!!);
• Affermativo - in particolar modo se dobbiamo dare una risposta negativa, cerchiamo di evitare parole come no, niente, non è possibile, mai, impossibile e cerchiamo di trasporre gli stessi contenuti utilizzando frasi affermative (es. sarà difficile, sarà poco probabile, difficilmente);
• Presentabile - anche l'occhio vuole la sua parte! Un testo ordinato è sicuramente di più facile lettura;
• Razionale - utilizziamo le giuste parole e piuttosto che essere ripetitivi cerchiamo di utilizzare i sinonimi;
• Chiaro, efficace e incisivo - al termine della lettura dovrà essere fugata ogni perplessità.